Données personnelles

Le site https://idemarches.univ-tln.fr, ci-après désigné le service en ligne, implique un traitement de données à caractère personnel soumis à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (loi informatique et libertés) et au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).
Le service en ligne est mis en place par l’Université de Toulon, en sa qualité de responsable de traitement, via Entr’ouvert, en sa qualité de sous-traitant.
L’UTLN s’engage à ce que le traitement de données personnelles effectué par le service en ligne soit conforme à la loi Informatique et Libertés et au RGPD.

Objet de traitement de données

Finalités

La finalité du traitement est de permettre à l’UTLN de dématérialiser ses démarches administratives, ci-après désignées la démarche, en les rendant accessibles via le service en ligne.
Cette dématérialisation comporte les actions suivantes :

La publication et la mise en ligne de la démarche sur le service en ligne ;
L’utilisation du service en ligne par les utilisateurs de la démarche ;
Le traitement des données collectées et/ou renseignées par les utilisateurs de la démarche ;
La production de statistiques relatives à l’utilisation du service en ligne et destinées à l’amélioration de la mission de service public de l’UTLN.

Base légale

Exercice de l’autorité publique dont est investie l’UTLN en vertu du RGPD et de la loi Informatique et Libertés (cf. Article 6 (1) e du RGPD).

Données traitées

Le service en ligne limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire (minimisation des données).

Catégories de données traitées

Données d’authentification et coordonnées : Nom de naissance, Nom d'usage, Prénom, Adresse courriel, Numéro de téléphone, Adresse postale ;
Données de connexion : Adresse IP ;
Potentiellement les données collectées via les formulaires des démarches : dépendent de la finalité de la démarche concernée.

Source des données traitées

S’agissant des données d’authentification et des coordonnées, elles sont :

soit récupérées depuis le référentiel des comptes numériques de l'UTLN (annuaire ldap) via le système d'authentification CAS pour les usagers et les personnels de l'UTLN ;
soit saisies par les utilisateurs (hors usagers et personnels de l’UTLN) du service en ligne.

S’agissant des données de connexion : elles sont collectées par le sous-traitant lors de la consultation du service en ligne.

S’agissant des données collectées via les formulaires des démarches : elles sont saisies par les utilisateurs du service en ligne.

Caractère obligatoire ou facultatif de la collecte des données

Les données collectées (notamment les cookies) à l’occasion de votre consultation du service en ligne présentent un caractère facultatif.
Vos données collectées dans le cadre de votre accomplissement des démarches sont obligatoires, sauf mention contraire dans le formulaire de la démarche concernée.

Prise de décision automatisée

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

Personnes concernées

Le traitement concerne les utilisateurs du service en ligne, à savoir : les usagers de l’UTLN, les personnels de l’UTLN et les personnes externes à l’UTLN (toute personne hors usagers et personnels).

Destinataires des données

Agents de l’UTLN administrateurs du service en ligne ;
Agents de l’UTLN gestionnaires de la démarche concernée ;
Le sous-traitant ;
Agent de l’UTLN en charge des études statistiques ;

Transferts des données hors UE

Le service en ligne est susceptible d’être accessible, du fait de sa présence sur Internet en mode SaaS (Software as a Service), hors de l’Union européenne.
Cela dit, le sous-traitant assure l’hébergement des données en France conformément au RGPD et aux exigences de la CNIL.

Durée de conservation

Les données d’authentification et les cordonnées sont anonymisées dans un délai de trois mois à compter de la fin du traitement de la démarche, c'est-à-dire quand la démarche a atteint un statut final comme "Demande acceptée" ou "Demande rejetée".
Les données collectées via les formulaires de la démarche peuvent être conservées au-delà des 3 mois précités lorsque la finalité de la démarche concernée le justifie. Lorsque la donnée est conservée plus longtemps, les utilisateurs de la démarche concernée en sont informés.
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), les comptes inactifs sont supprimés. Votre compte utilisateur sera considéré comme inactif lorsque vous ne vous serez pas connecté pendant 36 mois. Avant la suppression de votre compte, vous recevrez un courrier électronique vous permettant de le réactiver.

Sécurité

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) de l’UTLN.
Vos droits sur les données vous concernant
Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d'un droit à la limitation du traitement de vos données.

Pour toute information ou exercice de vos droits Informatique et Libertés sur ce traitement, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPD) de l’Université de Toulon : dpd.univ-tln.fr

Si vous estimez, même après avoir introduit une réclamation auprès du DPD, que vos droits en matière de protection des données à caractère personnel ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 .

Dans le cadre de l’exercice de vos droits, vous devez justifier de votre identité par tout moyen. L’UTLN, en sa qualité de responsable de traitement, et en particulier son DPD, se réservent le droit de vous demander les informations supplémentaires qui leur apparaissent nécessaires au traitement de votre demande.